以后地位:首页 > 职业生活

改良英国当局的决定计划才能——管理信息的有效应用(摘编)

摘要:

在金融危机以后,当局在若何完成资本最优设备方面,面对着愈来愈多的艰苦决定计划。当局须要处理赤字,促进增长,并用更少的预算供给公共办事。为了能做出明白的决定计划以处理

这些挑衅,当局须要精确和及时的信息,并分析其一切须要消费资金的活动。

但是,经久以来英国当局在产生和应用类似的管理信息(management information, MI) 方面一向很脆弱,这一弱势也一向是英国国度审计办公室(National Audit OfficeNAO)等机构所存眷的核心。

(英国)当局研究所(Institute for Government)与CIMA 和德勤合营协作,对英国当局在管理信息应用的一系列范畴停止了深度考察。这项研究的目标是为了加倍清楚到位地理解那些促进改良的特性因子并为当局取得全体改良供给建议。

案例研究覆盖了一系列不合类型确当部分分,既包含有着宏大年夜外部履行体系的部分,也包含经过过程第三方机构或市场机制传递政策的部分。这些举措处在不合的时代,有的曾经展开了几十年,而有的在起步阶段。这类差别性有助于为英国当局取得周全进步供给深刻

的熟悉。

整体而言,这些案例注解英国当局完全有才能开辟和应用财务目标以外的复杂的管理信息,并且,管理信息被开辟和应用于决定计划的过程,与私营机构的标准化最好实际非常类似。

所以我们为甚么没有看到在理事会中管理信息更敏捷更体系性的改良呢?答案在于被不雅察到的这些改良流程的性质,这些流程偏向于临时性的而不是体系性的。详细来讲:

 

l  没有人正式担任推动管理信息的开辟,这使管理信息的供给只取得了无限的生长。

l  缺乏管理信息与决定计划者最后关于管理信息的低程度需求有关。

l  关于需求的缺乏又与对持续改良资金应用价值的优先级较低有关,进而也影响到了

新政策的构成。

 

 

为了开启更多的体系性改良,这些成绩须要处理。为了改良管理信息的应用,须要有更清楚的职责和义务,同时须要关于资金应用价值(Value for money)具有更清楚的熟悉。

 

l  使开辟管理信息的职责加倍清楚。财务总监普通应对开辟家务信息担任,常务秘书们可以应用管理信息来解释或评价部分高层及自力机构的绩效。

l  应用非履行理事来赞助加强关于管理信息的需求。当局的非履行理事合营表示他们等待当局在管理信息方面的落后近况可以或许鄙人一财年中取得处理。

l  关于持续地改良资金应用价值予以优先推敲。设立如许的优先级意味着使常务秘书的职责加倍清楚。他们的绩效评价应当体系性地涵盖每个部分该若何装备人员以更好地晋升资金应用价值。

 

1. 引言

对明智决定计划的需求

当局一向有义务确保当局花消征税人的金钱能表现其价值。这在情况最好的时辰也是一个挑衅。在金融危机以后,当局在若何完成资本最优设备方面,面对着愈来愈多的艰苦决定计划。当局既须要处理赤字,又要促进增长,并要用更少的预算供给公共办事。2010 年(英国)当局开支预算审查提出经过过程当局运转的严重年夜改革来处理这一成绩。正如英国国度审计办公室(NAO)表示:“本钱降低的范围意味着各部分须要超出短期增添本钱办法的视角并做出严重年夜的组织变革。”[1]

 

为了能做出明白的决定计划以应对这些挑衅,当局须要精确和及时的信息,并分析其一切须要消费资金的活动。政策和运营决定计划须要有管理信息的支撑,这些信息注解若何取得资金价值、资金被花费在哪些处所和风险若何被有效控制。这就是在本篇申报中提到管理信息(MI)时的含义。

 

管理信息典范

提醒本钱与价值之间的关系

当推敲保护一项资产的正常开支水平常平凡,具有可以或许注解资产在给定的保护程度下消费速度的数据是非常须要的。

在绩效对标中提醒改良的机会

一个经典的案例就是推敲类似运营活动之间的相对绩效。举个简单的例子,例如一个德律风客服中间的营业部,我们能够考验在不合中间里每个任务人员的均匀德律风数量的变更。这个信息许可决定计划者存眷在绩效程度低的客服中间产生了甚么来辨认它须要做出甚么改变。然则它也包含考验在一个绩效程度高的中间的详细情况,以将好的实际经历推行。

许可更好的管理风险

全体绩效的降低常常在其他可衡量目标降低以后,比如员工士气。这些目标上的信息可使决定计划者更早地干涉并阻拦绩效的降低。更强的电脑分析可以或许使更多半据之间的信息取得考验。这类潜伏能够使经理人愈来愈多将精力投入到最重要的任务。

 

有大年夜量的任务注解当局是没法有效地产生或应用管理信息的。[2] 这是英国当局一向以来的弱势,也一向是存眷的核心。英国国度审计办公室(NAO)在再次评价公事员体系的财务才能时如许描述:我们没有感到到公事员体系已采取信息导向管理的文明,特别是在关键的财务管理方面。[3]

 

类似信息和分析的缺掉在那些有贸易运营背景的非履行理事看来更加凹陷,比如当局的首席非履行理事,布朗勋爵(Lord Browne)曾不雅察到:

“现金流量信息,是异常好的。由于人们不能不精确地落实预算,所缺乏的是关于你若何应用数字和信息解读你所处状况的深度懂得。这与效力有关。例如:相关于其他的部分或贸易组织,你做得有多好?逾越预算期以后,你的项目会处于如何的状况?你有没有应用精确的技巧做某一个项目?”[4]

(英国)当局研究所与CIMA和德勤合营协作,在英国当局管理信息应用取得改良的一系列区域停止了深度考察,来进修可以或许学到的经历。

 

2. 研究办法和案例

研究办法

本篇申报的研究旨在为促进管理信息改良和其在当局决定计划中的应用发挥基本感化的合营身分供给更清楚的懂得,并为若何推动当部分分体系性改良提出建议。“管理信息”一词包含财务信息和运营信息,还包含绩效、产能和风险相干信息。这项研究集中于六个部分的案例研究来改良决定计划中关于管理信息的应用。这个项目异样存眷在私营部分中管理信息应用的改良过程,以辨认办法应用过程当中的雷同和不合的地方。

研究由对案例中触及到的一系列人的半构造化的定性访谈构成,以定性研究为主。我们和关键好处相干者群体召开研究会和会议,来考验本项目标查询拜访成果和建议。

 

六个关于改良的案例研究

我们的案例研究涵盖了一系列不合类型的部分。这些案例研究集中于改良管理信息应用的明白举措。

l  前两个案例存眷于基本管理信息的改良。

l  接上去的两个案例存眷于将财务信息、运营信息和其他信息相结合为决定计划者供给信息。它们的应用可以懂得为:绩效对标和投资评价。

l  最后两个案例更少存眷管理信息本身,而是更多存眷于信息间关系的创造性应用,这使得管理信息能被成功地开辟与应用。

 

案例研究1:重建财务控制体系

背景:作为一个新管帐体系引进的连锁反响,该部分不克不及供给一个胜任才能足够的审计跟踪来支撑管帐账务处理。这使得该部分不克不及供给可审计的财务报表,也使英国国度审计办公室随后拒绝承认其账目。

改良筹划:在新财务总监的指导下,该部分开启了一项改革筹划,往复应当局账目委员会(PAC)在其申报中提到的建议。这一筹划触及到重建部分的财务控制才能,最后在外部咨询的赞助下展开。该部分进步了外部和外部申报的财务信息的精确性。另外,该部分在其营业中提出了优胜的财务管理框架。一切的员工都对预算担任,并在绩效协定中设定了清楚的财务目标,同时由营业管理者定期对其财务管理停止评价。假设高等员工欲望在绩效评选中取得更好的成果,他们必须在财务管理和处理事务才能上表示得都很凹陷。

成熟度:在之前五年中这里一向在产生变更。英国国度审计办公室曾经申报过该部分财务管理所取得的大年夜量进步,并支撑其财务决定计划。

 

 

案例研究2:创建单一的威望信息来源

背景:该部分存在经久的财务成绩。部分的项目本钱在螺旋式上升,同时不合营业部分对数据的应用缺乏分歧性。在部分外部,这类分歧性的缺乏意味着留意力被转移到评论辩论哪些数字是精确的,而不是评论辩论数字带来的处理深层成绩的不雅点。

改良筹划:建立单一的威望信息来源,目标是经过过程在数据真实性成绩上杀青分歧。它基于一个广泛的外部评审申报,是该部分一项正在停止中的改革项目标一部分。一个新的内阁和外部评审申报的建议,构成了协力推动该部分存眷数据分歧性的缺掉所带来的成绩。

这项筹划不只是供给一项简单的技巧处理办法或许应用广泛的申报办法。而是与更广泛的部分改革相结合,它还存眷该部分各个范畴的运营引导者若作甚确保供给精确的数字而担任。而这些数字将会被弥补到管理信息中,并被该部分的其他机构接收。

成熟度:今朝该筹划仍处于早期。虽然多半人关于他们要处理的困难有着很清楚的思路(也就是引导层由争辩数据的精确性到处理深层次的成绩),然则,至今财务部分以外的人员仍不清楚如安在实际中取得一个威望的信息来源。

这个案例研究使本项目能不雅察一切不合的身分,这些身分构成协力促进了开端停止的改良筹划。

 

 

案例研究3:进步临盆力

背景:本案例存眷部分的操作范畴。这个操作范畴触及大年夜量的事务性营业,并被分为很多类似的事业部。该范畴有着很强的绩效文明氛围,在日趋降低的预算下面对着持续的财务压力。

改良筹划:将财务信息和绩效信息组合起来研究不合事业部对临盆力的影响是一件很风趣的事。但是,因各类缘由,该计整洁直未能完成。在与财务总监的合营尽力下,具有着私营经济背景的新任非履行理事长展开了一系列晋升临盆力的办法。当改良以财务为基本时,它与其他的组织关系慎密。作为成果的管理信息被证明关于营业的操作层面非常有效,并且终究被用于个别经理人的绩效评价。这一信息异样惹起了更进一步的任务,包含关于全部部分的管理费用的考验,而这一费用的数据取得了改良。

成熟度:这是一个相当作熟的案例,包含了从五年前开真个最后的改良任务。在该部分的其他营业中,也能够看到采取雷同的办法改良部分构造。

 

 

案例研究4:使构造化决定计划成为能够

背景:本案例存眷于几十年中本钱支出决定计划的相干信息是若何生长的。在本案例中,该部分在制订法定预算时,一向面对各方面的质询和挑衅,这也是为支撑支出决定计划而开辟强大年夜信息的推动力。比来,请求改良的政治压力也愈来愈大年夜,由于决定计划的公道性面对着有组织的地下挑衅。

改良筹划:多年来,该部分曾经改良了决定计划框架使决定计划的方法加倍均衡并有据可循。今朝应用的模型是基于当局商务办公室的五例模型。[5]这一框架使得决定计划者可以经过过程很多不合的视角推敲投资决定计划,包含决定计划在财务条件下能否成心义,能否能带来预期的经济影响或许能否与部分的计谋目标相分歧。这一框架使不合的选择可以在异样的条件下停止评价,并为部分在支出决定计划中获利供给包管。但是,它不克不及代替政治决定计划者做出本身的选择。部长们有权力选择某一个案例加倍重要,并且有权做出终究的决定计划。

成熟度:虽然这个筹划仍在积极的改进当中,但它曾经是一个异常成熟的筹划。这类以证据为基本的决定计划应用于部分的一切本钱支出决定计划。

 

案例研究5:建立同伴关系

背景:在该部分中,自力政策区域和大年夜量的自力机构使得在集团部分中取得分歧的绩效标准变得很艰苦。由于财务天性性能设在管理中间,使得它在孤立于集团其他部分的条件下任务。

改良筹划:我们存眷于两项不合的旨在改良财务部与组织其他部分任务方法的筹划,该筹划为改良管理信息供给了专业知识。

在第一项筹划中,专业财务人员被吩咐消磨到组织的不合区域部分中将财务功能交与该区域部分中的财务人士。这一筹划使得这些专业人士可以或许主动与他们的营业区域部分建立接洽,并使总部财务部分在碰到关键成绩时可以或许取得更多更好的看法。也供给了更多支撑财务申报数据的相干信息。

第二项筹划存眷于若何综合不合的组织部分,为部分委员会供给更具可比性的申报。除为不合的组织部分供给一份标准的申报框架,新的申报还构成了“深潜”会议的基本。在这类会议中,委员会成员直接与每范畴中的主责团队在一路,使他们可以或许懂得申报中显示的特定区域的背景并商量个中存在的成绩。

成熟度:这一筹划仍在预备中。财务营业协作者曾经引入到财务风险最高的区域,新的理事会申报格局和“ 深潜”会议的情势曾经被应用了几次。但是,已有迹象注解财务部分以外的其他部分可从这些筹划中获益。厥后,财务部分正在搜集更深层的反应信息来测验测验、懂得并生长与组织其他部分的协作。

 

 

案例研究6:跨天性性能任务

背景:这一案例较少存眷管理信息本身的开辟,更存眷于使管理信息可以或许成功开辟并应用的关系的创建。部分正在开辟若何经过过程以成果为基本的合约来供给办事。

改良筹划:根据事迹付出待遇机制的开辟是部长们优先生长的政策。这请求部分敏捷从最后的政策思路转换到供给合适的管理方法实际。这类改变相关于传统的部分政策和操作层面严重分别的思路来讲有些艰苦。为推行这一筹划,该部分将政策制订方和履行方安排在同一团队中。另外,这一团队主动采取了多学科的办法,并应用了其他的技能组合,包含财务、司法和推销。这个团队向政策的主导者申报操作的、分析的、滞后的财务功能信息。总部团队则在停止尽力,以在高层建立一个结合引导团队推动各个运营部分的改变。

成熟度:很多引导者实验项目曾经开端运营,并由详细操作部分担任。虽然历来没有经过过程事迹付出待遇的机制先例,但这个部分的办法被其他当局机构和部分承认,由于他们有一套开辟事迹付出待遇机制的先辈办法。

 

3.关于改良的看法

经过过程分析案例,本研究提出一个别如今生长过程当中不合阶段的框架。在框架中,可辨认出晋升部分改良管理信息应用才能的关键身分。

 

投资

在改良过程的最开端,两个身分是相当重要的。起首,要有一个安慰身分,即催化剂,也就是可以或许惹起改良过程开真个决定性身分。第二,投资的决定须要取得一名高层引导着的支撑。由于管理信息生长到足够强大年夜来帮助决定计划须要一段相当长的时间,是以高等引导者须要有威望和权力为改良管理信息调动并保持须要的资本。

 

应用

管理信息的一个特点是高等引导者须要应用它停止决定计划。而将原始数据变成可以更轻易被决定计划者应用的申报的过程须要专业知识。在前述案例中,我们存眷同伴关系生长,这一生长可以或许应用全部组织的相干技能和知识来包管管理信息被调剂到合适决定计划者的实际须要。另外,管理信息持续在应用中改进,须要建立强大年夜的信息反应途径,它还在组织中创建了鼓励机制以改良管理信息质量。

 

应用

改良过程的最后阶段是管理信息的应用曾经根植于组织的流程及文明当中。这可以经过过程新的任务办法来完成。本研究案例中涵盖了正式的构造,关于信息的应用也深刻于标准的决定计划流程中。在组织和小我的绩效体系中,将高质量的管理信息应用深刻到组织的各个方面。

 

这些动因中没有专门特定针对英国当局的,当我们在存眷私营部分的类似过程时也发清楚明了这些身分。大年夜家广泛的看法是,公共和私营部分晋升管理信息的办法是雷同的。

 

4. 开放的体系变革

正如在摘要中提到的,有很多早已存在的证据注解管理信息在决定计划中的应用是相当脆弱的。由于以下三个缘由,招致了管理信息体系在决定计划中的应用不具有体系性:(1)没有人正式担任推动管理信息的开辟,这使管理信息的供给只取得了无限的生长;(2)缺乏管理信息与决定计划者最后关于管理信息需求的低程度有关;(3)关于需求的缺乏又与对持续改良资金应用价值的优先级较低有关,进而也影响到了新政策的构成。

 

推动办法

当局正在面对很多挑衅。当局须要精确、有时效性的信息来做出决定计划。本申报曾经指出了关键的促进动因,这些动因可使当局成功的改良对管理信息的应用。我们还推荐了一些更深远的改变,这可以或许使得对管理信息的改良加倍广泛。

 

l  使开辟管理信息的职责加倍清楚。在本文的案例中,异常清楚的是,之前的改革增长了具有条件的财务专业人士,这也增长了潜伏的高等管理者。以此为基本,当局应使财务总监为开辟家务信息担任,他们的常务秘书可以应用管理信息来解释或评价部分高层及自力机构的绩效。这可以或许加强财务部分的角色,加强他们作为变革催化剂的才能。

l  应用非履行理事来赞助加强关于管理信息的需求。这些案例研究注解,部分的非履行理事在当局中扮演一系列的重要角色。这包含担当变革的催化剂,为管理信息供给懂得才能强的客户,和经过过程在理事会中反复质询以使管理信息深刻到部分的任务方法中。

l  关于持续赓续地进步资金应用价值的增值才能予以优先推敲。研究所曾经论证过一个关于赓续晋升一切部分花消的泉币资金应用价值的新的优先级。[6]设立如许的优先级意味着使常务秘书的职责加倍清楚。他们的绩效评价应当涵盖部分红功晋升泉币资金应用价值的程度,和若作甚进一步改良做好预备。

 

常务秘书的评价使他们须要成心义的管理信息,包含类似的行政部分与私家部分的运营事迹标杆。开辟这一信息会是一个艰苦的义务,须要一个官方的引导人,他有经历来辨认高质量的管理信息,又具有权力调动资本开辟如许的管理信息。考验当局能否定真对待这一议程的关键是,能否有具有须要专业知识的人被当局安排来停止部分担理信息的开辟。

面对着如此多的挑衅,特别是紧缩的开支,英国当局急切须要关于持续赓续晋升资金应用价值的更好存眷,这应当是英国当局行将到来的行政部分改革筹划的核心。

 

 

(作者:Julian McCraeJustine StephenReema MehtaTheresa Guermellou翻译:刘俊勇 董琦,来源:财务部管帐资格评价中间《管理管帐&管帐职业生活》电子杂志第19)

 



[1] 英国国度审计办公室NAOCost reduction in central government: summary of progress2012

[2]例如, Performance Frameworks and Board Reporting,NAO2009),表现了较弱的财务和其他信息的查询拜访;Sir Philip Green (2010) Efficiency Review,内阁办公室(Cabinet Office),表现了较弱的推销数据解释;Lord Levene (2011)Defence Reform,表现了国防部在管理信息方面的弱势

[3]NAO Progress in improving financial management in government 2011

[4]Lord Browne, the Government’s lead non-executive, giving evidence to the PAC, 2011 6

[5]五个案例旨在为贸易案例决定计划供给的一套周全的信息。五个案例的范畴分别是:计谋、经济、贸易、财务和管理。这五个案例的模型最早由OGC创建生长,并构成HMT 绿皮书指导(Green Book guidance) 的一部分。

[6] Riddell, R., (2012) An open letter: two challenges and an opportunity

【作者:  发布时间:2015-05-27  】  【打印